Le futur est mobile, et MultiPress dispose de toutes les données commerciales et professionnelles dont vous pourriez avoir besoin. Cette association est donc tout à fait naturelle. Avec l'App mobile MultiPress, consulter la base de données client, rédiger des rapports de visite et traiter des informations commerciales devient un jeu d’enfant. Il vous suffit de saisir le rapport de visite dans l'App mobile MultiPress pendant ou après une visite à un client pour que vos collègues MultiPress puissent le consulter instantanément. Les estimations, les commandes, les résultats de vente et les réclamations (listés par client)... Tout y est, littéralement au bout de vos doigts sur n’importe quel appareil mobile. Consultez en ligne vos commandes en cours, les statuts actuels, les sous-commandes, les dates de livraison et bien plus, où que vous soyez et à tout moment. Vous avez besoin d’informations de gestion importantes ? Aucun problème ! Visualisez le nombre de nouveaux devis, de nouvelles commandes et de commandes facturées en un clin d’œil. L'App mobile MultiPress vous ouvre de nouveaux horizons !

Comment l'App mobile MultiPress peut-elle vous aider ?

• Accès aux estimations, commandes, résultats de vente et réclamations pour chaque client, où que vous soyez, sur votre smartphone
• Historique complet du client, y compris les informations de ventes et les rapports de visite
• Rapports automatiques sur les sauvegardes, importation des catalogues papier, etc.
• Contrôle du statut des commandes en cours de production
• Vue d’ensemble des commandes entrantes, des estimations générées et du chiffre d’affaires journalier et hebdomadaire

• Plus besoin d’attendre le dernier rapport de visite
• Des visites client de meilleure qualité
• Communication en temps réel du statut des commandes en cours de production
• Appels téléphoniques ou envoi d’e-mails depuis l'App mobile MultiPress
• Toutes les informations dont vous avez besoin pour une communication bien informée à tout moment, où que vous soyez

• Parmi les visites de la semaine dernière, combien disposaient d’informations cruciales enregistrées centralement ?
• Combien de fois avez-vous eu besoin d’accéder immédiatement à des informations commerciales supplémentaires durant les visites ?
• Combien de temps faut-il habituellement à un rapport de visite pour être enregistré centralement ?

Ce n'est pas toujours facile de suivre les devis. Vous ne voulez pas attendre trop longtemps, mais vous ne voulez pas non plus aller trop vite. Et surtout, vous voulez que le client accepte le devis ! Avec MultiPress, vos devis peuvent être suivis automatiquement et très efficacement. Tous les devis se voient attribuer un statut de suivi pour que le client reçoive un rappel automatique par e-mail à propos de la demande de devis. Vous obtiendrez forcément une réponse car votre message sera tout aussi professionnel que personnel. Sur le portail client en ligne, le devis est aussi associé à un lien qui permet au client d’accepter les devis en ligne et de les convertir en commande. Et le directeur des ventes ? Il sera automatiquement informé de tous les suivis commerciaux et recevra automatiquement des rapports pertinents selon la date de suivi, le nom du client, le montant du devis, la probabilité de réussite, etc. Une façon intelligente de travailler, pour que les employés commerciaux perdent moins de temps avec la paperasse et se concentrent davantage sur leurs clients et les résultats.

Que signifie le suivi de devis automatique pour vous ?

• Envoie automatiquement un rappel de devis avant la date d’expiration
• Retours rapides garantis du client
• Moins de suivi par téléphone pour une approche plus personnelle
• Le client peut accepter le devis via le lien dédié

• Limite le suivi par téléphone aux devis qui requièrent vraiment votre attention.
• Assure des réactions plus spontanées, pour des devis convertis en commandes.
• Réduit le besoin de rapports manuels par e-mail et libère du temps pour des suivis plus ciblés.
• Davantage de devis convertis en commandes par les clients via le portail client.

• Quel pourcentage des devis peut être converti grâce à un suivi plus efficace ?
• Quelles sont les ambitions de votre agence de graphisme en matière de croissance ?
• Les employés commerciaux ont-ils assez de temps pour mener à bien personnellement le suivi des devis importants ?

Les fichiers PDF fournis peuvent causer des problèmes lorsqu'ils sont traités en vue de la production. Cela fait perdre du temps à votre équipe prépresse et met en danger le planning. Le module Préflight de MultiPress permet de surmonter ces risques et offre même une opportunité commerciale sous la forme d’un service client supplémentaire. Considérez qu’il s’agit d’une opportunité commerciale qui vous permet de proposer d’autres services à votre clientèle.

Les fichiers sont livrés via différents canaux, de WeTransfer et Dropbox aux boîtes de réception électroniques, en passant par les clés USB. À chaque fois, le téléchargement et la vérification prennent du temps. Selon la quantité de fichiers mal livrés (combien de fichiers sans erreurs recevez-vous par mois ?), vous passerez encore plus de temps à réparer ces derniers (ou à les faire réparer) et à les valider de nouveau. Or, ce temps peut être gagné en laissant les clients déposer leurs fichiers directement sur votre serveur et en cherchant d’éventuelles erreurs grâce à un préflight automatique.

Le module Préfligh» de MultiPress contrôle les fichiers PDF et les répare automatiquement. MultiPress envoie automatiquement un rapport indiquant toutes les erreurs et tous les avertissements d’un fichier PDF donné. Si les erreurs ne peuvent pas être réparées, le rapport est envoyé immédiatement au client par e-mail. Le rapport indique clairement quelles erreurs ne peuvent pas être réparées et où elles se trouvent précisément dans le document. Cela prévient les problèmes de planning ou avec la commande de votre client.

Si le document ne présente aucune erreur ou bien si les erreurs peuvent être réparées automatiquement, le document est immédiatement envoyé dans le flux de production. Tous les documents PDF fournis apparaissent dans le module Préflight de MultiPress. MultiPress présente le format et les couleurs des documents PDF fournis. Les documents PDF corrigés peuvent être ajoutés en annexe ou insérés par la suite.

Le logiciel pdfToolbox de Callas a pour avantage d’être entièrement intégré à MultiPress. Le flux de production peut être alimenté depuis votre administration sans l’intervention d’opérateurs prépresse, ce qui vous fait économiser du temps et de l’argent pour cette étape importante. La commande est prête à partir en production en quelques clics seulement.

Comment le module Préflight de MultiPress peut-il vous aider ?

• Contrôlez les fichiers de production en toute sécurité lors de la livraison grâce à MultiPress
• Contrôlez les fichiers PDF fournis
• Envoyez un rapport d’erreurs visuel au client
• Effectuez des réparations selon les profils existants (logiciel pdfToolbox de Callas)
• Lisez les détails de commande de MultiPress, ajoutez les données variables et incorporez-les automatiquement aux tests PDF
• Associez les profils à la boutique en ligne et contrôlez automatiquement les fichiers via Préflight
• Gain de temps et réductions de coûts grâce à l’automatisation du traitement et du contrôle des fichiers livrés.

• Vous gagnez du temps et de la tranquillité d’esprit et vous évitez les erreurs et les temps d’arrêt de production.
• Grâce au rapport d’erreur, les services deviennent visibles et peuvent être facturés.
• Il étoffe la fonction du gestionnaire de compte pour créer le Gestionnaire de commandes 2.0.
• Tous les utilisateurs de MultiPress bénéficient d’une licence pdfToolbox.
• Auto-configurateur facile d’utilisation avec les profils les plus populaires (par ex., séparation des pages et conversion vers CMJN).
• Visualisation facile grâce aux images « avant » et « après » du fichier PDF.
• Préparation automatique des fichiers PDF pour impression.

• À quelle fréquence le département de production perd-il du temps car il est trop tard pour inspecter les fichiers ?
• En moyenne, combien de temps vous faut-il pour télécharger un fichier qui doit être inspecté ?
• En moyenne, combien de temps vous faut-il pour inspecter un fichier ?
• À quelle fréquence le client doit-il fournir les fichiers plus d’une fois en raison de corrections ?

Ce module de MultiPress innovant fournit une vue précise de toutes les lignes d'expédition. Le gestionnaire de transport peut créer une liste des lignes de livraison, trier les lignes par méthode d’expédition, et exporter la liste pour que le logiciel du transporteur puisse l’utiliser lors de son traitement. Une fois la livraison terminée, la ligne de livraison disparaît du planning d’expédition. Chaque journée est donc un nouveau départ.

Le module Expédition s’avère très pratique pour les entreprises d’impression, mais si vous ne voulez pas attendre les notes d’expédition signées, vous pouvez utiliser le système Track & Trace MultiPress.

Ce module propose les fonctionnalités suivantes :

• envoi du plan de route à Track & Trace
• changement du statut de la ligne de livraison en temps réel dans MultiPress
• archivage automatique de la note d’expédition signée associée à la commande

Comment peut-il vous aider ?

• Associe les dates de livraison et d’expédition à l’adresse de livraison
• Après livraison, les lignes de livraison sont automatiquement archivées
• Envoi de la liste de route à Track & Trace
• Changement du statut de la ligne de livraison en temps réel dans MultiPress
• Archivage automatique de la note d’expédition signée associée à la commande

• Gain de temps : le processus de livraison est automatisé, de la note de livraison jusqu’à la livraison au client. Beaucoup moins de temps perdu à organiser et planifier les expéditions.
• Simplicité : l’automatisation et la standardisation facilitent la bonne expédition de quantités souvent importantes de diverses marchandises. Cela réduit le taux d'erreur de façon significative.
• Un processus d’expédition plus transparent.
• À chaque étape, le statut de l’expédition (enregistré - chargé - livré) est connu pour un meilleur suivi et une meilleure communication avec le client.
• Le coût précis de l’expédition est communiqué à MultiPress en vue de son intégration dans le calcul post-production. Ainsi, les factures des transporteurs deviennent plus claires et contiennent des informations utiles susceptibles d’améliorer les calculs, les devis et les factures.
• Gain de temps et optimisation des coûts.
• Les gestionnaires de compte peuvent accéder immédiatement aux informations dont ils ont besoin.
• Aperçu clair des livraisons au client final ou au fournisseur.

• Quel est le temps moyen requis pour programmer une commande dans le planning d’expédition ?
• Combien de temps faut-il pour entrer le plan de route en tant que commande dans le système du transporteur ?
• Combien de temps faudrait-il pour collecter toutes les commandes à livrer aujourd’hui ?
• Combien de temps faut-il pour calculer le poids du plan de route ?
• Combien de temps faut-il pour créer les documents d’expédition (étiquettes, documentation) ?

MultiPress s’implante chez DS Impression.

DS impression est une entreprise d’une cinquantaine de collaborateurs basée dans l’est de la France près de Strasbourg, elle réalise pas moins de 1000 offres par mois dont plus de la moitié deviennent des commandes effectives. DS Impression c’est aussi une équipe de professionnels expérimentés spécialisée dans l’impression grand format numérique et plus particulièrement les affiches tous formats, la PLV, les revêtements muraux et le covering de véhicules.

La volonté de DS Impression était de trouver un outil capable de couvrir trois aspects essentiels de l’entreprise à savoir les devis, le CRM et le commerce en ligne. Le tout dans une solution MIS/ERP parfaitement intégrée. MultiPress était à même de répondre positivement à toutes leurs demandes.

Des erreurs de calculs ? Hors de question !

Pour une entreprise ayant deux unités de production elle avait besoin d’une vue d’ensemble et de procédures rigoureuses sur les calculs préalables, les calculs de devis, le planning et la facturation.

Nous avions besoin d’une seule solution pour la gestion de l’ensemble. Nous utilisions différentes solutions hétéroclites sans réels liens entre-elles, Flow+ pour les devis, Excel pour le planning et un pour le lien avec Compta Expert pour la comptabilité » souligne Hubert Gonçalves – Directeur Général de DS Impression. Par ailleurs, les données transmises à la comptabilité devaient encore être traitées séparément, la situation devenait ingérable. « Nous perdions beaucoup de temps à tout recontrôler pour éviter les erreurs et vous pouvez imaginer qu’avec une moyenne de 1000 devis par mois ça devient rapidement très compliqué et laborieux.

MultiPress, flexible et modulaire pour correspondre aux besoins du marché !

Lorsque DS Impression a voulu accentuer son activité en ligne, elle s’est mise à chercher une solution MIS/ERP complète, modulaire et abordable en se focalisant essentiellement sur la partie CRM et le Web2Print. MultiPress a apporté en plus sa capacité à se connecter à l’environnement existant en créant une connexion vers le RIP Caldera pour la production mais également vers les modules de transports, indispensables pour une meilleure efficacité.

« Notre force a été de pouvoir proposer une solution prête à l’emploi et complètement évolutive » dit Davy Verstaen – Project Manager EMEA de Dataline « Nous leur offrons la possibilité d’évoluer progressivement en fonction de leurs besoins tout en couvrant l’intégralité de la chaîne graphique jusqu’à la facturation.»

La facturation électronique est un très bon exemple d'optimisation de processus. Il s'agissait à l'origine d'un processus papier qui implique la création, l'envoi, le traitement, le paiement et l'archivage des factures. Grâce à Internet, il a désormais été remplacé par un échange automatisé de messages électroniques. Il ne faut pas confondre la facturation électronique et l’envoi de factures au format PDF. La véritable e-facturation implique que le processus complet de facturation soit mis en œuvre de façon numérique (c’est-à-dire de la création de la facture à son traitement, en passant par son envoi au partenaire commercial). Le format structuré XML UBL est utilisé à cette fin. L’échange de factures électroniques entre les partenaires commerciaux s'appelle B2B (business to business) ou B2G (business to government).

Les factures électroniques peuvent faire économiser beaucoup d’argent à l’expéditeur et au destinataire. La technologie pertinente est disponible, tout comme le cadre légal requis, et MultiPress est compatible depuis longtemps déjà. Le module Facturation électronique de MultiPress organise l’échange numérique des factures d’achat et de vente. Une facture de vente est préparée au format XML ou ASCII avec MultiPress et téléchargée dans le système du client via la routine d’importation. Toutes les conversions sont traitées pendant la mise en œuvre pour que tout se déroule sans accroc et sans erreur. MultiPress peut également collecter toutes les factures d’achat par voie 100 % numérique auprès de votre fournisseur, de sorte qu’il ne soit pas nécessaire d’entrer les données manuellement. Dataline a l’expérience et le savoir-faire requis pour non seulement travailler selon les divers protocoles européens en vigueur, mais également s’assurer que les données (de facturation) sont correctement converties au format du système destinataire et bien intégrées.

Comment la Facturation électronique de MultiPress peut-elle vous aider ?

• Les factures sont traitées de façon entièrement numérique
• Facturation électronique B2B (business to business) et B2G (business to government)
• La vue d’ensemble des factures est chiffrée à l’aide des clés de signature électronique avancée
• Les factures sont préparées par l’expéditeur et arrivent dans le système du destinataire au format XML
• Paramétrage des points d’accès (inscription gérée par le client)

• Conditions des appels d'offre : la facturation électronique est de plus en plus demandée.
• Économies : 3 € à 30 € par facture.
• Environnement : vos factures sont traitées de façon entièrement numérique.
• La facturation électronique augmente considérablement l’efficacité de votre administration.
• Réduction du taux d’erreur.
• Aspect juridique : facturation 100 % fiable.

• Combien de temps consacrez-vous au traitement automatique des factures entrantes et sortantes dans votre logiciel de comptabilité ?
• Combien de fournisseurs peuvent recevoir des e-factures ?
• Combien de clients peuvent recevoir des e-factures ?
• Dans quelle mesure l’e-facturation fait-elle partie de votre flux de documents automatisé privilégié (de la commande à la réception du paiement et de l’achat au paiement) ?
• Combien de factures recevez-vous et envoyez-vous ?

Vous fournissez probablement déjà des services numériques à la plupart de vos clients. Mais profitez-vous vraiment pleinement du potentiel qu’offre le traitement en ligne des demandes de devis, des calculs, des commandes et, par exemple, des commandes catalogue ? Vos clients et vous pourriez bénéficier d’un gain de temps et d’argent.

Avec le Portail Web B2B de MultiPress, vous pouvez offrir aux clients existants d'autres services uniques. Et votre propre entreprise bénéficie elle aussi de plusieurs avantages importants. Grâce à ce module, vos clients peuvent gérer leurs devis, leurs commandes et les données de produits par eux-mêmes, de façon simple et sécurisée. Ils peuvent également commander et suivre leurs commandes 24 heures sur 24. Les clients bénéficient d'un meilleur contrôle et de davantage de responsabilités quand à leur propre portefeuille de commandes. Résultat : pour un gain de temps et d’argent important dans le traitement des commandes. Avec le Portail Web B2B avec MultiPress en guise de moteur, les clients et les fournisseurs bénéficient d’un flux de travail sécurisé, rapide et transparent.

Fidèle au concept d’efficacité et d’automatisation de MultiPress, le Portail Web B2B a également été conçu pour être un système modulaire. Il permet aux clients de commander rapidement et facilement des produits personnalisés et des articles standard. Les clients profitent de nombreuses fonctionnalités pratiques et de possibilités, telles que :

• la production d'estimations pour les produits standard et personnalisés (via l’e-calculateur)
• le passage de commandes pour les produits standard et personnalisés (via l’e-calculateur)
• le suivi du statut des commandes
• le contrôle en ligne
• la consultation de leur propre historique de commandes et le passage de commandes répétées
• le passage de commandes à données variables grâce au module Web2Print de MultiPress
• le passage de commandes sur demande pour les produits issus du stock
• la consultation des notes de livraison et des factures

La gestion du portail en ce qui concerne, entre autres, l’autorisation des utilisateurs et leurs possibilités est toujours contrôlée par vos soins depuis MultiPress.

Tandis que le client profite des avantages de l’e-commerce, vous gérez toujours le processus de validation automatisé, par exemple, ainsi que le flux de production associé et le traitement administratif. De plus, le système vous communique les informations de gestion importantes et vous donne un aperçu de l’utilisation du Portail Web B2B par vos clients.

Le Portail Web B2B de MultiPress offre un avantage principal : toutes les données proviennent directement de la base de données MultiPress associée. Contrairement à la majorité des solutions d’e-Business tierces, MultiPress élimine le besoin d’entrer encore et encore les données d’exportation et d’importation. L’apparence et l’ergonomie du Portail Web B2B de MultiPress peuvent être entièrement personnalisées, et nos partenaires web certifiés MultiPress sont bien sûr là pour vous aider.

Les avantages

• Un meilleur service. En s’identifiant, les clients peuvent accéder à leur portail client en ligne pour gérer leurs commandes, ainsi que le statut actuel du traitement
• Davantage de contrôle. Un processus de commande simple et convivial qui comprend la correction et la validation
• Optimisation. Économisez du temps et de l’argent avec un processus de commande beaucoup plus efficace
• Rétention du client. Un outil unique pour renforcer le lien avec vos clients grâce à un meilleur service
• Amélioration du flux de travail. Sécurité et transparence du flux de travail pour vous et vos clients

• Les clients peuvent accéder à leur portail client en ligne pour visualiser leurs commandes, ainsi que le statut de traitement actuel
• Un processus de correction, de validation et de commande simple et pratique
• Davantage d'efficacité en simplifiant la vie de vos employés
• Un outil unique pour une rétention du client basée sur le service
• Sécurité et transparence du flux de travail pour vous et vos clients
• Les commandes se répètent facilement.

• Combien de clients souhaitent suivre leurs commandes dans votre portail client ?
• Combien de clients ont des commandes à la demande et veulent les gérer en ligne ?
• Combien de fois avez-vous déjà envisagé un MIS avec un portail client intégré ?